Grundmodul - das Zentrum des Systems
Egal, ob Sie TOPIX:8 für Dienstleistungen, für eine Warenwirtschaft, das Rechnungswesen oder die Personalverwaltung nutzen: In jedem Fall steht Ihnen dabei der komplette Funktionsumfang des TOPIX:8 Grundmoduls zur Verfügung. Es ist stets die Basis und das Zentrum aller Aktivitäten.
Kontakt- und Adressverwaltung
Die Adressverwaltung ist ein gutes Beispiel dafür, wie TOPIX:8 ein umfassendes, einfach nutzbares Informationsmanagement realisiert. Bei den Firmen haben Sie den sofortigen Überblick über beliebig viele Anschriften, Kommunikationsanschlüsse und Personendaten. Damit wird auch der Kontakt zu Adressaten mit mehreren Niederlassungen, Filialen oder Lagern stets problemlos abgewickelt.
Hier steuern Sie die Verwendung spezifischer Adressformate, regeln die wichtigsten Geschäftskriterien, vergeben individuelle Zahlungs- und Rabattkonditionen und haben Einblick in die laufenden Konten. Die Zuordnung beliebig vieler Ansprechpartner geschieht mit einem Mausklick. Individuelle Personen können aber auch als eigenständige Geschäftspartner angelegt werden.
Mit den grenzenlos umfassenden Kategorisierungsmöglichkeiten werden alle Wünsche für Vertrieb und Marketing erfüllt. Für diese Belange ist es auch von Vorteil, die Kunden, Interessenten, Lieferanten und Anbieter in einer einzigen, zentralen Datei zu verwalten. Und alle Vorgänge, die einem Adressaten zugeordnet wurden, sind vollständig, sofort und auf einen Blick einsehbar. Dafür müssen Sie übrigens nichts tun – die richtigen Einträge macht das Programm ganz von alleine.
Komplette Infos zu jeder Person
Ähnlich detailliert kann es bei den Personen zur Sache gehen. Kann, muss aber nicht: Schon die Eingabe von 2 Feldern reicht für eine korrekte, individuelle Korrespondenz und Auftragsabwicklung. Wenn Sie möchten, können Sie Firmen- und Privat-Daten und das individuelle Mailingverhalten sehr detailliert und vollständig pflegen. Nur bei der Aufbereitung aller verknüpften Daten zur Anzeige für den schnellen Überblick gibt es für Sie in keinem Fall etwas zu tun, die erledigt TOPIX:8 auch bei den Personen automatisch.
CRM-System und Kategorien
TOPIX:8 bietet umfassende Möglichkeiten, Firmen und Personen zu kategorisieren und zu bewerten. Mit Kategorien, Branchenbezeichnungen, Prioritäten und zwei definierbaren Wahlfeldern können Adressaten nach unbegrenzt vielen verschiedenen Kriterien in beliebig definierbare Kategorien eingeteilt werden. Hier nur einige Beispiele:- Nutzen Sie "Prioritäten", um Kundenklassen zu definieren
Z.B. nach Umsatzvolumen, Zahlungsverhalten oder anderen Kriterien. - Klassifizieren Sie Adressaten beliebig mit "Kategorien"
Sei es zur detaillierten Interessen- und Bedarfsverfolgung oder zur Protokollierung von Messekontakten. - Verwenden Sie die Branchenbezeichnungen
Branchenbezeichnungen, die Ihre Anforderungen treffen. - Erstellen Sie Ihr firmeninternes Branchenbuch
In dem alle Mitarbeiter rasch nachschlagen, wer als Lieferant für Ihren diversen Bedarf in Frage kommt. - Erfassen Sie Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten
Mit wenigen Mausklicks verwalten Sie Mailings, Rückläufer und Fragebogenaktionen. Sehen Sie noch nach Jahren, wer wann Weihnachtsgeschenke, Einladungen zu Events oder besondere Angebote erhalten hat. - Richten Sie Themenkreise für allgemeine Informationen ein
Diese können entweder adressatenbezogen oder firmenintern orientiert sein können: Schon ist die Grundlage für ihre individuelle Knowledge-Datenbank gelegt. - Organisieren Sie ein Call-Center oder eine Hotline-Verwaltung
Mit gekoppelter Wiedervorlage und direktem Zugriff auf alle Geschäftsvorfälle können Sie schnell und informiert agieren. Kombiniert mit Zeiterfassung und Projektverwaltung können Sie zudem alle Dienstleistungen erfassen und natürlich auch bequem und schnell abrechnen. - Wer hat sich beschwert, wer hat gelobt?
Mit den TOPIX:8 Kategorien sehen Sie das und vieles mehr...
Kategorien lassen sich hervorragend einsetzen, um Selektionen für Mailings und andere Marketingaktivitäten vorzunehmen. Diese Arbeiten profitieren zudem von den speziellen, vielfältigen Selektionsfunktionen in TOPIX:8. Die Möglichkeit, beliebige Selektionen zu addieren, miteinander zu verschneiden oder nach bestimmten Kriterien nachträglich wieder einzugrenzen, macht die zielgenaue Adressauswahl einfach und schafft Spielraum für jede Art von Mailing, für Nachfassaktionen oder andere Zielgruppenaktionen.
- Ermitteln Sie ihre Zielgruppen schnell nach beliebigen Kategorien, Statusvermerken, Anfrageaktivitäten, Umsatzverläufen oder Zuständigkeiten.
- Erstellen Sie personalisierte Mailings und Etiketten, schaffen Sie Telefon- oder Besuchslisten für Vertriebsaktionen.
Serienbriefe, -faxe, -E-Mail
Eine gute Einbettung in den Informationsfluss ist wichtig, wenn es um Mailings geht. Nutzen Sie die Adressaten-Informationen, die flexible Kategorisierung oder andere aktuelle Werte zur präzisen Selektion aktionsspezifischer Adresslisten. Automatisch erzeugte Auswahllisten mit Adressaten bestimmter Kriterien können in mehreren Stufen weiter eingegrenzt und variiert werden: Wenn Sie z.B. zur Vorbereitung eines Mailings bereits eine Auswahl von Adressen gespeichert hatten und nun aktuell weitere Adressen in der Bildschirm-Übersicht zusammenstellen, so stehen Ihnen alle denkbaren Varianten zur gezielten Erweiterung oder Reduzierung der Auswahl offen.
Sie können:
- die bestehende Auswahl zur Übersicht hinzufügen
- die Auswahl aus der Übersicht entfernen
- die aktuelle Übersicht aus der Auswahl entfernen
- Auswahl und Übersicht schneiden
- Gemeinsame Adressen aus Auswahl und Übersicht entfernen
Die ganze Korrespondenz
Schon mit dem Grundpaket von TOPIX:8 und TOPIX:8basic erhalten Sie eine vollständige Textverarbeitung, die gänzlich in die Datenbank integriert ist. Dies hat viele Vorteile: Blitzschnell wählen Sie aus beliebig vielen Dokumentenvorlagen, Musterbriefen oder -verträgen aus. Adressen und Bearbeiterdaten werden automatisch eingefügt, Textbausteine genutzt und spezielle Datenbank-Informationen direkt verwertet.
So lassen sich direkt aus TOPIX:8 heraus Briefe, Faxe oder E-Mails versenden. Alles wird sofort und natürlich vollautomatisch in der Datenbank abgelegt und mit größter Sicherheit verwaltet.
Perfektes Format
Bei all dem können Sie auch sicher sein, dass Ihre Korrespondenz den Schreibtisch in korrekter Form verlässt: Die Textverarbeitung beherrscht alle nötigen Gestaltungsoptionen in bester DTP-Manier mit ausgefeilten Textformatierungen und Grafikimport. Für ein CI-gerechtes Erscheinungsbild können die mitgelieferten Standardformulare im ebenfalls enthaltenen Formulargenerator beliebig individuell angepasst oder gänzlich neue Formulare erstellt werden. Grob formatierte Datenbank-Ausdrucke sind für Sie kein Thema mehr!
Termine und Aufgaben
Die Integration aller Informationen unterstützt auch die Abstimmung von Terminen. Querinformationen zu den Ansprechpartnern, aus dem Schriftverkehr und der aktuellen Auftragsabwicklung werden direkt aus der Datenbank in die Terminverwaltung übernommen. So können Sie in einem Zug Dokumente einsehen, eine Anschrift ändern, einen Zeitpunkt festlegen und zuletzt die externen Geschäftspartner über den neuen Termin informieren. Wieder profitieren Sie von der durchgängigen Übersichtlichkeit: In den Monats-, Wochen- und Tagesübersichten, mit der Überschneidungsprüfung und den Funktionen für Wiedervorlage und Erinnerung.
Abstimmung für das ganze Team
Gegenseitige Termineinsicht und -erfassung ist jederzeit möglich, z.B. für Sekretärinnen oder andere dazu berechtigte Kollegen. Gruppentermine sind mit automatischer Suche nach dem nächsten freien Termin und Überschneidungsprüfung rasch angelegt. Privattermine erscheinen auf Wunsch für andere ohne Text. Durch Vergabe beliebig vieler Kategorien können Sie auch Ihre Ressourcen so verwalten, dass alle Mitarbeiter stets im Bilde sind. Die Erinnerungsfunktion arbeitet für Sie, auch wenn das Programm nur im Hintergrund läuft. Bleibt noch der Hinweis auf die automatisierte Verweisfunktion zu (direkt aufrufbaren) Referenzdokumenten.
Vorgangshistorien
Neben den Adressbereichen von Firmen- und Personenmasken finden Sie stets einen Listenbereich. Wir nennen ihn auch den TOPIX:8-Verknüpfungsbereich. Das Wort Verknüpfung ist deshalb sinnvoll, weil hier alle Grundinformationen zu vergebenen Kategorien, zur gesamten Kommunikation, zu allen Notizen, zu Angeboten und der kompletten Auftragsabwicklung sowie alle Bestellungen auf engstem Raum zusammengefasst sind. Und mit einem Doppelklick auf einen der Kurzeinträge sind Sie ohne Umwege im betreffenden Originaldokument.
Auch für jeden einzelnen Ansprechpartner ist das gleiche Prinzip realisiert. Alle Abläufe sind damit eindeutig zugeordnet und in kürzester Zeit lückenlos nachvollziehbar. Was immer Sie tun, nichts geht verloren, nichts wird übersehen.
Das Zentrum für kundenorientiertes Arbeiten
Die Verknüpfungs-Bereiche sind nicht nur das Informationszentrum, sie sind auch Ihre Schaltzentrale:
Bei Bedarf erstellen Sie hier direkt aus der Adressmaske mit einem Mausklick eine E-Mail, eine zusätzliche Notiz, einen Termin oder ein neues Auftragsdokument. Bevor Sie dies tun, sehen Sie zwangsläufig, welche Angebote und welche Briefe möglicherweise in der letzten Zeit an diesen Adressaten abgesendet wurden, welche Telefonprotokolle es gibt und einfach alles, was in dem Moment wichtig sein könnte. Nichts wird so leicht übersehen. Sobald die gewünschte neue Aktion gestartet ist, sind alle notwendigen Verknüpfungen (und alle Maßnahmen des Dokumenten-Managements!) schon in diesem Moment automatisch erstellt.
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