Personalverwaltung


Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Die TOPIX:8 Lohn- und Gehaltsbuchhaltung steht als separates Programm zur Verfügung, arbeitet aber auch nahtlos mit den anderen Modulen der TOPIX:8 Programmfamilie zusammen.


 
 
Zertifikat der gesetzlichen Krankenversicherungen
Die TOPIX:8 Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Version 8.0 ist offiziell von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH) für Windows und Mac OS X zertifiziert. Mit dieser Zertifizierung ist TOPIX:8 derzeit die einzige zugelassene Lohnbuchhaltungssoftware, die nicht nur unter den aktuellen Windows Betriebssystemen, sondern auch unter Mac OS X lauffähig ist.

Alle Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung können damit gemäß der DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) direkt aus TOPIX:8 elektronisch an die jeweiligen Sozialversicherungsträger übermittelt werden.

Seit November 2009 ist auch die Abrechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) mit TOPIX:8 offiziell von der ITSG zertifiziert.
 
 
ELENA - Elektronischer Entgeltnachweis
Zum 1. Januar 2010 wurde der elektronische Entgeltnachweis (ELENA-Verfahren) eingeführt. Arbeitgeber sind seitdem verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten monatlich in digitaler Form an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) bei der Deutschen Rentenversicherung Bund zu melden. Das Ausstellen schriftlicher Bescheinigungen für Entgeltdaten ist damit in Zukunft überflüssig.

Mit TOPIX:8 wird diese Übermittlung automatisiert und monatlich mit wenigen Mausklicks abgewickelt. Selbst die offizielle Website für das ELENA-Verfahren empfiehlt TOPIX:8 als einziges Entgeltabrechnungsprogramm, das auch vom Betriebssystem Mac OS X unterstützt wird.
 
 

 
ELSTER: gemäß den Anforderungen der Finanzverwaltung
Die in TOPIX:8 integrierte ELSTER-Schnittstelle ermöglicht den elektronischen Versand der Lohnsteueranmeldung und der Lohnsteuerbescheinigungen (Lohnsteuerkarten) gemäß den Anforderungen der Finanzverwaltung (ELSTER).

Über die TOPIX:8 IDEA-Schnittstelle können Daten in dem von der Finanzverwaltung geforderten Format exportiert werden.
 
 
Übersichtlichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Komfort
  • Einfach und logisch strukturierte Benutzeroberfläche
  • Logische und unkomplizierte Datenverknüpfungen
  • Automatische Aktualisierung aller Krankenkassenbeiträge, Krankenkassenfusionen und Sozialversicherungssätze
  • Direkte Übergabe aller relevanter Daten an die TOPIX:8 Finanzbuchhaltung
  • Einfacher Export der Daten an andere Finanzbuchhaltungs-Programme über Textdatei
 
Variable Lohnartenverwaltung
  • Gehälter, Stundenlöhne, Stücklöhne und diverse Zulagen können in TOPIX:8 flexibel unterschiedlichen Regelungen und Tarifverträgen sowie aktuellen gesetzlichen Änderungen angepasst werden.
  • Die Zukunftssicherung wird gemäß der jeweiligen Höchstgrenze der betrieblichen Altersversorgung automatisch in die entsprechenden Lohnarten übernommen.
  • Die Abrechnung von Firmenwagen ist auf verschiedenen Wegen möglich
 
Flexible Handhabung und Arbeitsentlastung durch das Personalportal
Das Personalportal entlastet damit das Personalbüro durch die Auslagerung bestimmter Tätigkeiten an die Mitarbeiter:
  • Zeitsalden, Urlaubsanträge und Kalendereinträge sind per Webbrowser einseh- und eingebbar
  • Informationen zu Lohnabrechnungen, Meldungen nach DEÜV sowie Krankheits- bzw. Fehltage sind online abrufbar
  • Arbeitseinsätze, wie z.B. Schichtmodelle, können online eingesehen werden
  • Besonderheiten bei der Rentenversicherung für Künstler, Ärzte, Apotheker usw. (Versorgungswerke) werden berücksichtigt
 
Auswertungen schnell, einfach und flexibel
Auswertungen und Statistiken sind mit der TOPIX:8 Lohn- und Gehaltsbuchhaltung flexibel und einfach möglich. Ausgewertet werden können beispielsweise:
  • Entgeltabrechnung
  • Lohnkonto
  • Lohnsteueranmeldung
  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Arbeitszeiten, Stundenübersichten und Urlaubsauswertungen
  • Beitragsnachweis und Beitragsabrechnung
  • Krankenkassenstatistiken
  • Lohnjournal und Lohnkostenaufteilung
  • Zahlungslisten und Barzahlerlisten
  • Buchungsliste
Auswertungen sind auf Kostenstellen oder Abteilungsebene möglich.
 
 
Zahlungen auf allen Wegen - schnell und direkt
Das Modul TOPIX:8 Zahlungsverkehr/Banking steht für Zahlungen im Rahmen der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, wie beispielweise Zahlungen an Mitarbeiter, Krankenkassen und Finanzamt, ohne Aufpreis zur Verfügung.
Für jeden Mitarbeiter kann dabei eine beliebige Anzahl von Zahlungsempfängern (Mitarbeiter, VWL, Direktversicherung, Pfändung etc.) eingerichtet werden.

Zahlungen können schnell und einfach per HBCI erfolgen. TOPIX:8 unterstützt den HBCI/FinTS Standard und das PIN/TAN-Verfahren in den aktuellen Versionen 2.2 und 3.0.
Natürlich ist auch der Druck von Überweisungen und Schecks jederzeit per Mausklick möglich.

Weitere Informationen zum Modul TOPIX:8 Zahlungsverkehr/Banking finden Sie hier »
 
 
Sicher ist sicher
Passwortschutz und Zugriffsrechte gewährleisten eine hohe Sicherheit:
  • Dedizierte Benutzerverwaltung mit 7-stufigem Vertraulichkeitssystem
  • Durch die spezielle Zugriffssteuerung können die Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter gesteuert und Informationen eingeschränkt werden. So lassen sich auch freie Mitarbeiter sicher in den Informationsfluss integrieren
  • Das leistungsfähige Datenbanksystem entlastet mit einem erstaunlich geringen Administrations- und Wartungsaufwand


Personalkalender

Alle relevanten Terminarten, wie Urlaube, Dienstreisen, Schulungstage, Messebesuche, Krankheitstage etc., können direkt vom Mitarbeiter im TOPIX:8 Personalkalender erfasst werden. Diese Tage werden bei der Zeiterfassung und der Lohnabrechnung (z.B. Entgeltfortzahlung) automatisch berücksichtigt. Salden über beispielsweise Krankheitstage und Resturlaubstage werden automatisch gebildet. Bundeslandspezifische Feiertage sowie Sonderfeiertage (Fasching/Fastnacht) werden im TOPIX:8 Personalkalender ebenfalls beachtet.

Mit der TOPIX:8 Antragsverwaltung werden z.B. Urlaubsanträge direkt im TOPIX:8 Personalkalender erfasst und automatisch per E-Mail zur Genehmigung oder Information an die zuständigen Vorgesetzten und Mitarbeiter weitergeleitet. Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages erfolgt per E-Mailantwort oder über das Personalportal (WEB-Client).

Alle Einträge im TOPIX:8 Personalkalender können auch bequem von unterwegs aus über WEB-Client erfasst und editiert werden. Die Einträge im TOPIX:8 Personalkalender werden bei Bedarf automatisch in den allgemeinen TOPIX:8 Terminkalender übernommen.


Zeiterfassung

Die TOPIX:8 Zeiterfassung bietet ein umfassendes System für die Verwaltung flexibler Arbeitszeiten – eine Komplettlösung aus Erfassungsterminal, Identifikationschips oder -karten und Software. Das Modul kann eigenständig eingesetzt werden. Es kann aber auch nahtlos in die TOPIX:8-Programmfamilie integriert werden. Neben der gesamten Verwaltung bietet das System den stets aktuellen Überblick über die Anwesenheit der Mitarbeiter.

Viele Eingabemöglichkeiten
Der Vorgang des Ein-/Ausbuchens kann über verschiedene Eingabevarianten erfolgen:
  • Meist verbreitet: Das Stempeln über das klassische Terminal
    Am INTUS 3100 erfolgt dies berührungslos mit Identifikationskarten.
  • Am Arbeitsplatzcomputer
    Mit TOPIXpersonal können die Mitarbeiter Ein- und Ausbuchungen (Kommen, Gehen, Pausen, Dienstgang etc.) sowie Leistungen für die Projektverwaltung an jedem Macintosh- und Windows-Computer erfassen. Damit ist die Einbindung von Außenstellen, Filialen und Home-Offices problemlos möglich.
  • Per WEB-oder E-Mail-Client
    Mit jedem Web- oder E-Mail-Client ist die Erfassung und Korrektur von Stempelungen möglich.
  • Per Handy, Smartphone und PDA
    Über SMS-Mitteilungen oder E-Mail-Funktion können Sie jederzeit auch unterwegs stempeln.
Mit der Erweiterung TOPIX:8 Zutrittskontrolle kann außerdem für jeden Mitarbeiter der Zutritt minutiös geregelt werden.

 
Abrechnung geschickt verwalten
Für das Einsehen und Bearbeiten von Abrechnungen gibt es mehrere bequeme Alternativen:
  • Der TOPIX:8 Arbeitsplatz erlaubt das Einsehen und Bearbeiten der Abrechnungen an jedem Arbeitsplatz (für Mac OS und Windows verfügbar).
  • Über einen Web-Browser können Abrechnungen weltweit auf praktisch allen Betriebssystemen über das Internet abgerufen werden.

Reisekostenabrechnung

Mit der TOPIX:8 Reisekostenabrechnung können Geschäfts- und Dienstreisen sowie die damit verbundenen Ausgaben aller Reisenden schnell, einfach und gemäß den gesetzlichen und firmeninternen Anforderungen abgerechnet werden. Alle aktuellen gesetzlichen Pauschalen für das In- und Ausland sind in der TOPIX:8 Reisekostenabrechnung enthalten.

Die TOPIX:8 Reisekostenabrechnung lässt sich nahtlos in die TOPIX:8 Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung integrieren. Die Daten der Reisekostenabrechnung werden automatisch in die Finanzbuchhaltung übermittelt, Zahlungsvorschläge werden erstellt oder in die nächste Lohnabrechnung übernommen. Steuerfreie Verpflegungszuschüsse können direkt auf die entsprechende Zeile der Lohnsteuerbescheinigung übernommen werden.

Wie auch bei den anderen Modulen der Personalverwaltung kann die Erfassung der Reisekosten von unterwegs aus bequem über den WEB-Client erfolgen.
 
 
 
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